سیستم BPM تذرو راهکار بومی تذرو افزار در صنعت بانکداری ،بیمه و برق رازهای پنهان سیستم‌های BPM که رقبای شما نمی‌خواهند بدانید!

تصور کنید مدیر یک بانک یا کارخانه بزرگ هستید. هر روز با صدها تصمیم، گردش کار، دستور، ارجاع و فرآیند دست‌وپاگیر مواجهید. کارمندان شما از سیستم‌های قدیمی خسته‌اند. مدیران میانی از گزارش‌های ناکامل شکایت دارند و شما هر شب نگران هستید که اگر امروز یک خطا در یکی از حلقه‌های فرآیند رخ داده باشد، چطور می‌توانید آن را فردا جبران کنید؟

این مقاله برای شماست؛ برای مدیرانی که در دل فرآیندهای پیچیده گرفتارند، اما جسارت تغییر دارند. ما قرار است رازهایی را فاش کنیم که رقبای شما نمی‌خواهند بدانید .رازهایی که پشت چهره سرد سیستم‌های BPM قدیمی پنهان مانده‌اند.

تضاد و چالش؛ چرا BPMهای مرسوم دیگر کافی نیستند؟

۱. هزینه‌های پنهان فرایندها 

در بسیاری از سازمان‌ها، پیاده‌سازی سیستم BPM با هزینه اولیه کم آغاز می‌شود اما به مرور زمان تبدیل به باتلاقی از پرداخت‌های مازاد، سفارشی‌سازی‌های پیچیده و نگهداری‌های پرهزینه می‌شود. مخصوصاً در راهکارهای غیربومی که به واسطه ترجمه‌ ضعیف، پشتیبانی نامناسب یا وابستگی به لایسنس‌های خارجی، عملاً توان تصمیم‌گیری و کنترل را از سازمان می‌گیرند.

۲. شکاف بین واحدها

سیستم‌هایی که مستقل از سایر نرم‌افزارهای کلیدی سازمان مانند ERP، اتوماسیون اداری یا سامانه‌های گزارش‌گیری طراحی شده‌اند، عملاً موجب جزیره‌ای شدن اطلاعات و قطع جریان طبیعی کار می‌شوند.

۳. فقدان چابکی

وقتی هر تغییر در فرآیند نیازمند هفته‌ها زمان برای تحلیل، پیاده‌سازی و تست است، نوآوری در سازمان میمرد.BPM  باید حامی تغییر باشد نه مانع آن.

پرده‌برداری از رازها؛ چرا سیستم BPM تذرو افزار بازی را تغییر داده است؟

راز اول: چابکی در دل ابزار بومی  

در سامانه مدیریت فرایندهای کسب‌وکار تذرو افزار (بستر TBS )، بر خلاف راهکارهای غیربومی، ساختار سیستم بر اساس زبان و نیازهای سازمان‌های ایرانی طراحی شده است. این یعنی تعریف و ویرایش فرایندها، طراحی فرم‌ها و اتصال به سایر سامانه‌های سازمان (چه بومی چه خارجی)، بدون نیاز به توسعه‌دهنده خارجی  و بصورت داخلی و بومی انجام‌پذیر است.

مثال در صنعت بانکداری:

یکی از بانک‌های بزرگ دولتی با استفاده از بستر TBS و نگاه فرآیندی توانست فرآیند ثبت و پیگیری تیکت‌های بانکی (در حوزه فناوری و پشتیبانی شعب) را بازطراحی کرده و با این تغییر، میانگین زمان پاسخ‌گویی به درخواست‌ها را از ۴ روز کاری به کمتر از ۲۴ ساعت کاهش دهد. این تحول فقط با بازطراحی فرآیندها در بستر TBS و بدون حتی یک خط کدنویسی اتفاق افتاد. در این سامانه تمامی فرآیندها و خدمات پشتیبانی به شعب بر اساس الزامات، قوانین ITIL بصورت داینامیک فراهم شده است . تاجایی که کنترل و نظارت بر صورت وضعیت پیمانکاران در داخل این فرآیندها تعریف و مدیریت می شود.

راز دوم: یکپارچگی بدون دردسر سیستم BPM تذرو 

سیستم BPM تذرو افزار به‌صورت native با سامانه‌هایی مانند اتوماسیون اداری، CRM  یا حتی سامانه‌های اصلی  در داخل سازمان ها ادغام‌پذیر است. این یعنی گزارش‌ها، هشدارها و گردش کارها دقیقاً در همان جایی اتفاق می‌افتند که باید بدون نیاز به copy/paste یا هماهنگی‌های زمان‌بر بین تیم‌ها تعریف و اجرایی شود.

راز سوم: تحلیل هوشمند رفتار فرایند

ترکیب این سامانه با ابزارهای هوش تجاری (BI) یا ماژول تحلیل فرایند داخلی، باعث می‌شود تا مدیران نه فقط بتوانند وضعیت جاری را ببینند، بلکه گلوگاه‌ها و ناکارآمدی‌ها را پیش‌بینی کنند.

طبق مطالعه‌ای داخلی، استفاده از داشبوردهای تحلیل عملکرد در سیستم BPM تذرو افزار باعث ۳۵٪ افزایش بهره‌وری واحدهای عملیاتی در یک شرکت بزرگ شده است.

راز چهارم: انعطاف واقعی با رویکرد Low-Code سیستم BPM تذرو 

در تذرو افزار، پیاده سازها (بدون دانش برنامه‌نویسی) می‌توانند فرم‌ها، قوانین و حتی شرط‌های  گردش کار را طراحی و پیاده‌سازی کنند. این یعنی خروج IT از تنگنای «توسعه‌گر بودن» و ورود به نقش «تسهیل‌گر نوآوری».

تفاوت سیستم BPM تذرو افزار با دیگران چیست؟

BPMSهای غیربومی (مثلاً ابزارهای سنتی خارجی)	سامانه مدیریت فرآیند تذرو افزار TBS	ویژگی
پیچیده، ترجمه‌شده	فارسی، بومی‌سازی‌شده	زبان و محیط کاربری
بالا، وابسته به ارزیابی دلاری	پایین، قابل کنترل و شفاف	هزینه نگهداری
کم، نیازمند نیروی خارجی	بالا، قابل مدیریت درون‌سازمانی	سرعت تغییر
اغلب مشکل‌زا	سازگار و انعطاف‌پذیر	ادغام با سیستم‌های داخلی
پرهزینه، محدود به ساعات خاص	بومی، سریع و در دسترس	پشتیبانی فنی

داستان موفقیت‌هایی که شنیده نمی‌شوند

در شرکت‌های بزرگی که از سیستم BPM تذرو افزار استفاده کرده‌اند، نتایج چشم‌گیری به دست آمده است. از جمله:

در صنعت برق:

در  شرکت‌های برق منطقه ای، چالش اصلی، مدیریت فرآیندهای پرحجم و تکرارشونده نظیر مدیریت حوادث ، برنامه های بازدید و نگهداری از تجهیزات می باشد و مدیریت صورت وضعیت پیمانکاران می باشد. پیش از اجرای سیستم BPM، بسیاری از این فرآیندها به‌صورت نیمه‌دستی، با پیگیری تلفنی یا مکاتبات اداری انجام می‌شد که منجر به اتلاف زمان، افزایش نارضایتی کاربران و فشار کاری بالا بر پرسنل صف و ستاد شده بود.

با پیاده‌سازی سیستم جامع بهره برداری بر بستر سیستم مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار تذرو افزار، بیش از ۳۰ فرایند کلیدی حوزه های بهره برداری از حوادث، برنامه ریزی نت ، ورود و خروج تجهیزات، برنامه ریزی فعالیتهای شبکه تا کنترل و دیسپاچینگ به‌صورت کاملاً مکانیزه بازطراحی شدند. این فرآیندها با سامانه‌های داخل سازمان از جمله سامانه GIS نیز یکپارچه شدند.

  نتیجه:

زمان پاسخگویی به درخواست‌ها از بیش از ۱۰ روز کاری به کمتر از ۳ روز کاهش یافت. همچنین با رهگیری درخواست‌ها، امکان شفاف‌سازی عملکرد مناطق مختلف و سنجش دقیق بهره‌وری پرسنل به وجود آمد که در نهایت منجر به افزایش ۴۰٪ رضایت‌مندی شد.

در صنعت بیمه:

یکی از شرکت‌های بزرگ بیمه ، با استفاده از سیستم BPM تذرو افزار موفق شد تحول قابل توجهی در مدیریت سرنخ‌های فروش و کمپین‌های بازاریابی ایجاد کند.

پیش از پیاده‌سازی، کمپین‌های فروش بیمه‌نامه عمر و خودرو به‌صورت دستی از طریق فایل‌های اکسل، تماس‌های پراکنده و بدون مسیر پیگیری مشخص انجام می‌شد. بسیاری از سرنخ‌ها به‌دلیل نبود جریان کار مشخص، پیگیری نمی‌شدند یا در میانه راه از بین می‌رفتند.

با طراحی یک فرآیند اتوماسیون‌شده در سامانه BPM تذرو افزار، جریان ثبت، تخصیص، پیگیری و تبدیل سرنخ به مشتری واقعی به‌صورت کامل در بستر دیجیتال اجرا شد. فرآیندها با کمپین‌های بازاریابی پیامکی و ایمیلی یکپارچه شدند و پیگیری‌ها بر اساس SLA داخلی به‌صورت هوشمند انجام می‌گرفت.

نتیجه:

در کمتر از ۳ ماه پس از پیاده‌سازی، نرخ تبدیل سرنخ به مشتری نهایی در این شرکت ۲۰٪ افزایش یافت و کمپین‌های فروش که پیش‌تر کمتر از ۳۰٪ سرنخ‌ها را دنبال می‌کردند، حالا با بیش از ۸۵٪ نرخ پیگیری مؤثر توسط نمایندگان در کل کشور اجرا می‌شوند.

نتیجه‌گیری: آیا وقت آن نرسیده که شما هم از این راز باخبر شوید؟

در دنیای رقابت‌پذیر امروز، آن‌هایی که از سیستم‌های سنتی استفاده می‌کنند، مثل کسانی‌اند که در میدان جنگ با چاقو می‌جنگند، در حالیکه دیگران پهپاد دارند.

سامانه مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار تذرو افزار( TBS ) نه‌تنها یک ابزار، بلکه یک مزیت استراتژیک رقابتی برای سازمان‌هایی است که می‌خواهند در برابر بحران‌ها انعطاف‌پذیر و در برابر فرصت‌ها سریع باشند.

منابع پیشنهادی برای مطالعه بیشتر:

• Gartner: Market Guide for Business Process Management Platforms
• Forrester: The Total Economic Impact of Intelligent BPM Suites
• IBM Case Studies – BPM Success in Banking
• Camunda Success Stories