هر رویکرد فناوری اطلاعات باید با گذشت زمان تغییر کند. مادامی که راه حل های موجود برای کنترل تقاضاها نیاز به ارتقاء دارند، فناوری های قدیمی باید جایگزین شوند. برای حفظ رقابت و اجتناب از استرس ناشی از اجرای تغییرات بدون جهت، بدون آنکه این تغییرات تأثیر منفی بر مشتریان یا توافق نامه سطح سرویس داشته باشد، معرفی تغییرات و اولویت بندی کردن آنها ضروریست.
در این گفتگو با یکی از کارشناسان شرکت مهندسی تذرو افزار به بررسی ضرورت وجود نظامنامه تغییرات می پردازیم که برای درک فرایند اجرایی تغییرات و به حداقل رساندن ریسک‌ها در هنگام تغییر فناوری اطلاعات طراحی شده است.
دلایل نیاز به مدیریت تغییرات از نظر شما چیست؟
هدف از مدیریت تغییرات تضمین استفاده کارآمد از روشها و پروسه های استاندارد در نظامنامه تا بتوانیم در مواجهه با تغییرات بهترین کارایی را داشته باشیم. وقتی پروژه ای نیازمند تغییر است اگر ما فرایند رسمی و تکرارپذیر داشته باشیم خیلی راحتتر می توانیم با ریسکهایی که ممکن است با آن مواجه می شویم برخورد کنیم و در کیفیت کار هم تاثیرگذار است و کیفیتش بالاتر می رود. نظامنامه نقشها و فعالیتها را تعیین می کند و یک چارچوب برای محدوده این تغییرات،زمان و هزینه اش مشخص می کند. مدیریت تغییرات یکی از سندهای مدیریتی است که ما به سازمانها در
پروژه های بزرگ در همان ابتدای پروژه به مشتری پیشنهاد می دهیم و برای هر سازمانی به صورت جداگانه ارائه می شود و یک روند استاندارد است و با مشتری توافق می شود که چه چیزهایی را بدهیم و نقش هایش را تعریف می کنیم.
عوامل موثر بر تغییرات از نظر شما چیست؟
برآورد اولیه اشتباه: در مراحل اولیه پروژه اشتباه ها و خطاها باعث می شود که ما در برآورد اولیه دچار اشتباه شویم و در نهایت منجر به تغییرات می شود.
تغییر فناوری در طول انجام پروژه: تغییراتی که ما حداقل در نرم افزارهای خودمان داریم، بهبودهایی که می دهیم باعث می شود که در طول مدت یا انتهای پروژه نیازمند یکسری اصلاحات روی کل فرایند انجام دهیم.
تغییر نیازها و اصلاحات: یکسری نیازها و اصلاحاتی که خود مشتری روی فرایندهایش انجام می دهد منجر به تغییر می شود. در جاهایی که برای اولین بار نرم افزارها نصب می شود، به نرم افزارها یک ذهنیت بهتر پیدا می کنند و نیازهایی که تا الان برای مشتری تخیلی بوده و به صورت اجرایی در آمده و باعث ایجاد تغییر در سیستم می شود. این تغییرات در بعضی موارد هزینه دارد و در بعضی موارد بدون هزینه است که بستگی به مدیریت پروژه دارد که توافق بین مدیریت پروژه و کارفرما هست. آیا تغییراتی که می خواهند انجام دهند هزینه توسعه می بینند یا در دل پروژه هست یا بخشی از آن هزینه داشته یا به صورت مجانی می خواهند انجام شود.
تغییر مدیران پروژه: گاهاً تغییر مدیران پروژه باعث می شود در روند پروژه یکسری تغییرات انجام شود.
تفاوت تغییر/درخواست با خطا
تغییرات را ما توسعه در نظر می گیریم. یک بخشی از پروژه توسعه است که خارج از چارچوب پروژه بوده و شامل هزینه است. در تغییر یا درخواست فانکشن هایی که وجود دارد و می خواهند که به شکل دیگری عمل کند یا چیزی که وجود ندارد و به شکل یک نیاز جدید مطرح می کنند و نیازهای جدید مشتری می باشد. نظامنامه به جز خطا شامل تغییر و درخواست می شود. خطا هر آنچه که ما در سیستم داریم و به درستی کار نمی کند و عملکردش نادرست می باشد.
دسته بندی مسئولیت های مهم در مدیریت تغییرات
مدیر پروژه مشتری: فرد اصلی پروژه و حامی تغییرات تایید شده می باشد و باید آگاهی کامل به برنامه کسب و کار، نیازها و محدوده پروژه داشته باشد و با این آگاهی از تغییرات غیر ضروری در پروژه جلوگیری می کند. مسئولیت مهم دیگر مدیر پروژه مسئول تخصیص منابع پروژه برای تحلیل تأثیر یک درخواست روی پروژه است.
درخواست کننده تغییر: درخواست کننده تغییر معمولاً بهره بردار هست. بچه های تیم، مدیر پروژه و یا ذینفع های پروژه می توانند درخواست کننده تغییر باشند.
مدیر درخواست کننده: درخواست کننده، درخواست خود را به مدیر بالادست خود ارجاع داده تا بررسی شده، اگر لازم باشد اصلاح انجام شود. در نهایت مدیر درخواست کننده با کمیته کنترل تغییر جلسه ای را تنظیم کرده و در این جلسه این تغییر نهایی شده و تایید یا رد می شود.
کارشناس برنامه ریزی و کنترل پروژه: کارشناس برنامه ریزی و کنترل پروژه فعالیت های مرتبط با مدیریت زمان بندی تغییرات تایید شده پروژه را انجام می دهد. یکی دیگر از وظایف مهم کارشناس برنامه ریزی و کنترل پروژه اینست که درخواستهای مربوط به تغییرات تایید شده را از نظر هزینه و مدت زمان و منابع موردنیاز برای تأثیر بالقوه اش روی برنامه اصلی پروژه را باید بررسی کند. پیشنهادات خود را به مدیران اعلام کرده و کنترل تغییر برای جلوگیری از انحراف زمان بندی که روی بودجه، منابع و مدت زمان اتمام و یا مسیر بحرانی تاثیرگذار است، را باید اعلام کند.
کمیته کنترل تغییر: این کمیته شامل مدیران ارشد سازمان، قائم مقام مدیریت ارشد سازمان، مدیر پروژه، کارشناس برنامه ریزی کنترل پروژه، مدیرمالی سازمان( در صورتی که این تغییرات مرتبط با موارد مالی باشد) و یک نماینده از کارفرما می باشد که همگی به جز درخواست کننده و کارشناس برنامه ریزی و کنترل پروژه در این کمیته حق رأی دارند. درخواستهای تغییر در این کمیته مطرح شده و با حداکثر آرا، یک تغییر در این کمیته تأیید می شود.
نقشهای فوق الذکر بهتر است در یک پروژه وجود داشته باشند و بستگی به حجم و بزرگی و کوچکی پروژه دارد. اگر پروژه بزرگ باشد بهتر است که هر کدام از این نقشها را یک نفر بر عهده داشته باشد.
فواید داشتن یک نظامنامه مدیریت تغییرات
چارچوبی به ما می دهد که یک درخواست چطور ارزیابی، نظارت و اجرا شود و از تغییرات غیر ضروری جلوگیری می شود.
اختلالات محیطی کاربران را کاهش می دهد.
ریسکهای عدم وجود یک نظامنامه تغییرات:
جلوگیری از تغییرات چندباره و غیر ضروری
هزینه هایی که در مقابل کار انجام شده دریافت نمی شود
دوباره کاری شدن بعضی از تغییرات
خطا
نقش های کلیدی در مدیریت زمان
تعریف اهداف پروژه و محدودیت تغییرات
مشخص کردن خروجی ها که برای مشتری مهم است.
پیش بینی درست زمانی
برنامه ریزی
فشار مشتری که باعث ایجاد زمان بندی نادرست و غیرمنطقی می شود.
مدیریت ارتباطات با مشتری و درون سازمان
سخن آخر:
ضرورت نظامنامه تغییرات را باید همه افراد سازمان درک کنند تا به نتیجه مطلوب برسیم و همه باید به نظامنامه اعتقاد داشته و به آن پایبند باشیم.