ضرورت وجود بلوغ سازمانی چیست و شاخص های اندازه گیری بلوغ کسب و کار چه چیزهایی هستند؟

ضرورت وجود بلوغ سازمانی چیست و شاخص های اندازه گیری بلوغ کسب و کار چه چیزهایی هستند؟بلوغ سازمان یک مفهوم بسیار کاربردی و مهم در مدیریت بهبود فرایند است. ابزارهای اندازه‌گیری و تحلیلی بسیار مناسبی برای اندازه گیری بلوغ سازمانی وجود دارد و شما می‌توانید از آنها استفاده کنید. ارزیابی بلوغ نه تنها سطح فعلی قابلیت‌­ها و بلوغ سازمان برای طراحی و اجرای استراتژی را مشخص می‌کند، بلکه حوزه‌­هایی را که نقاط ضعف سازمان در این رابطه به شمار می آیند نیز تعیین می کند. یکی از مهمترین معیارهای پیشرفت کسب و کار یک سازمان، بلوغ آن است و داشتن اطلاعات در در خصوص داشتن  بلوغ یا عدم داشتن آن در سازمان ضروری است. برای این منظور ، نیاز به یک معیار خوب جهت اندازه گیری بلوغ می باشد. معیاری که امکان مقایسه دقیق با سازمان های رقیب ، شرکای استراتژیک یا حتی مشتریان شما را فراهم کند.

ابزار اندازه گیری مالی می تواند در تعیین بلوغ سازمان شما مفید باشد ، اما این ابزار اصلی برای بلوغ سازمان نبوده و در مرکز توجه نیست. به بیان دیگر موقعیت و قدرت مالی، بلوغ ایجاد نمی کند. برای اندازه گیری صحیح بلوغ سازمان ، می توان از سیستمی که در این مقاله ذکر شده است به نام شاخص بلوغ سازمان ، استفاده شود.

شاخص بلوغ سازمان

BMI  ابزاری برای درجه بندی است که بر اساس ده پارامتر ارزشی ساخته می شود که هریک با پنج عنصر موفقیت اندازه گیری میشود و سرانجام ، BMI  یک کسب و کار را می توان به صورت عددی بین ۱ تا ۵ مشخص کرد.

این شاخص در اصل یک شکل ساده از مدلی است که برای اولین بار در دهه ۱۹۷۰ به عنوان یک مفهوم مطرح شد. این مدل پذیرفته شده جهانی می تواند متناسب با انواع سیستم ها و فرایندها و همچنین سازمان ها باشد. برای مشاغل و سازمانها ، این مدل در قالب یک شاخص بلوغ کسب و کار اعمال می شود. به این ترتیب ، می توان از آن برای درک بلوغ و رشد کسب و کار استفاده کرد و همچنین به عنوان یک معیار برای مقایسه بین سازمان های مختلف (بر اساس امتیاز) استفاده کرد.

 

۱۰  پارامتر ارزشیابی مشاغل

۱۰  پارامتر هر کسب و کار و  یا سازمان که منجر به ایجاد ارزش می شود و باید به طور مداوم مدیریت شود به شرح زیر است:

  • ارتباطات و همکاری: این پارامتر بر کلیه فعالیتها و عملکردهای مربوط به ارتباطات و فرایندهای همکاری در سازمان متمرکز است. فرهنگ و روش های همکاری و ارتباطات سازمان شما  ، مهارت ها ، روش ها و استفاده از ابزارهای موجود نمایانگر این پارامتر است.
  • منابع انسانی: این پارامتر بر کلیه فعالیت ها و عملکردهای مربوط به منابع انسانی تمرکز دارد. جنبه انسانی سازمان ، پرورش ، جذب ، و همچنین کسب استعداد و همچنین دستمزد ، آموزش ، ساعت کارکرد ، پیشرفت ، سیاست ها و مقررات بر این پارامتر تاثیرگذار است.
  • امور مالی و حسابداری:  این پارامتر بر روی همه موارد مربوط به امور مالی و حسابداری متمرکز است. به طور خاص ، شامل فاکتورها ، پرداخت ها ، برنامه ریزی ها ، بودجه بندی ، معاملات روزانه ، خریدها، استفاده از سرمایه تجاری و …. است.
  • بازاریابی: این پارامتر بر کلیه فعالیتها و عملکردهای مربوط به بازاریابی مانند تعریف محصولات ، تمرکز بر بازار هدف ، تحقیق در بازار ، استفاده از تبلیغات ، اجرای تبلیغات و همچنین تمایز سازمان از رقبا متمرکز شده است.
  • تدارکات : این مورد پارامتری است که به کلیه فعالیت ها و عملکردهای مربوط به تدارکات مانند خرید ، پردازش ، دریافت ، حمل و نقل ، کنترل موجودی ، بازده ، تجهیزات ، انبارداری و مبادلات مربوط می شود.
  • زیرساخت های سازمان: این پارامتر بر هر فعالیت و عملکرد مربوط به زیرساخت سازمان تمرکز دارد و در درجه اول مربوط به مدیریت ، برنامه ریزی ، سیستم های اطلاعاتی ، امورهای دولتی ، رهبری ، مدیریت کیفیت و….است.
  • عملیات تولید: این پارامتر تمامی عملیات مربوط به تولید را در سازمان در نظر می گیرد. از جمله این فرایندها تبدیل مواد یا ایده ها به خدمات و کالاهای تمام شده و همچنین روش های تولید، مونتاژ، نگهداری، بسته بندی و همچنین کنترل آنها می باشد.
  • فروش : فروش جنبه تجاری دارد و روی کلیه فعالیتها و رویه های مربوط به فروشهایی که سازمان انجام می دهد متمرکز است. تمرکز این فعالیتها به صورت هدفمند برای تسهیل و ترویج خرید از طرف مشتریان است. این فعالیت ها شامل برنامه ریزی تبلیغات، برنامه ریزی ارتقا، مدیریت ارتباط با مشتری، روابط عمومی و تحقق فروش است.
  • تحقیق و توسعه:  این مورد بر چرخه عمر محصول ، تست مورد نیاز بودن محصول در بازار، تولید و حتی ایده در مورد محصول متمرکز است. بنابراین ، شامل نوآوری ، توسعه ، تحقیق ، طراحی ، اصلاح و تجدید نظر ، رویه ها و فرایندها و همچنین مستندات است.
  • ارائه خدمات و محصولات: این بند جنبه ارائه خدمات، شامل همه موارد مربوط به انتقال خدمت یا محصول است ، مانند هماهنگی تحویل محصولات و خدمات ، مدیریت مشتری ، نصب ، نگهداری و برنامه ریزی.

 

هر یک از ۱۰ پارامتر ارزیابی کسب و کار به پنج عنصر موفقیت تقسیم می شود:

  • رهبری و کارکنان به همه چیز در مورد عنصر انسانی می پردازند.
  • مدیریت دانش که شامل ایجاد، نگهداری و انتشار دانش صریح و ضمنی در داخل سازمان و در صورت لزوم در خارج از سازمان است.
  • نقشه راه و استراتژی به برنامه های آینده، اهداف، معیارها و همسویی بین عملکردهای هریک از پارامترها اشاره دارد.
  • بهبود مستمر (که اغلب به آن شش سیگما گفته می شود) بهبود مداوم هر فرآیند مربوطه را از طریق کنترل فرآیند به صورت آماری درنظر می گیرد.
  • پالایش مداوم که غالباً به آن Lean گفته می شود به تصفیه مداوم ، پیگیری بی وقفه ایجاد محصولات و خدمات با بالاترین ارزش از طریق تمرکز بر کاهش یا از بین بردن اتلاف در تمام جنبه های کسب و کار می پردازد.

 

سطوح بلوغ سازمان از منظر عناصر ۵ گانه موفقیت

برای هر عنصر موفقیت در پارامترهای ۱۰ گانه، پنج سطح بلوغ وجود دارد:

  • سطح ۱: آشفته. هیچ فرآیندی وجود ندارد یا هیچ فرآیند یکنواختی وجود ندارد. بی نظمی درون سازمان، کار تکراری مشترک و دوباره کاری در سطح سازمان وجود دارد.
  • سطح ۲: آگاه. سازمانی که یاد می گیرد ماهیتی فعالانه داشته باشد. آگاهی نسبت به  نیازهای سازمان وجود دارد. کار، قابل تولید و تکرارپذیر است و این سازمان ها کار تکراری نیز انجام می دهد.
  • سطح ۳: فعال است. سازمان هایی که تلاش می کنند ارزش آفرینی کنند. فرآیندهای اصلی به خوبی مستند و تعریف شده اند. این سازمان ها رویه ها و استانداردهای داخلی را ایجاد کرده اند. پروژه ها با دوباره کاری محدود هنوز در این سازمان ها وجود دارند.
  • سطح ۴: مدیریت شده. سازمانی با کنترل فرآیند خوب و معیارهای قابل اندازه گیری و همچنین سیستماتیک. یک سازمان یادگیرنده با تمرکز بر نوآوری ها و ارزش، با درصد کمی دوباره کاری.
  • سطح ۵: بهینه شده است. سازمانی که از تمام سیستم ها و فرایندها برای ایجاد حاشیه و تمرکز بر ارزش استفاده می کند. آنها به جز وظایف اصلی سازمان ، همه کارها را برون سپاری می کنند. تمامی فرایندها تکرارپذیر کامل است.

 

شاخص بلوغ کسب و کار خود را تعیین و اندازه گیری کنیم

چگونه شاخص بلوغ کسب و کار خود را تعیین و اندازه گیری کنیم

هر یک از عناصر ۵ گانه موفقیت را از سطح ۱به سطح ۵  امتیاز دهید. این کار را برای هر پارامتر ۱۰ گانه کسب و کار انجام دهید. در مرحله بعد ، امتیاز را بدست آورید و میانگین را برای هر پارامتر ۱۰ گانه بدست آورید. این سطح بلوغ برای آن پارامتر است. [توجه: هر پارامتر ۱۰ گانه ، سطح بلوغ خاص خود را دارد. این اطلاعات بعداً مفید خواهد بود ، بنابراین امتیازات منفرد را ثبت کنید.] سرانجام ، برای بدست آوردن شاخص کلی بلوغ سازمان ، تمام نمرات پارامترهای ۱۰ گانه را جمع و متوسط گیری ​​کنید. در چه سطحی هستید؟

بسته به سازمان شما و عملکرد اصلی آن ، جنبه های پارامترها نظم متفاوتی بر اساس اولویت ها خواهند داشت. با این حال ، این بدان معنا نیست که شما باید از هر پارامتر برای پارامتر دیگر غافل شوید یا آن را نادیده بگیرید. بدون تقارن و تعادل لازم در سازمان ، نمی توانید واقعاً بلوغ کسب و کار را به سطح بالاتری برسانید. این بدان معنی است که بلوغ هر پارامتر ۱۰ گانه را در یک سطح از سایر پارامترها  نگه دارید. اگر یک پارامتر خارج از محدوده پیدا کنید برای سازمان مشکل  استراتژی به وجود خواهد آورد.

نحوه استفاده از شاخص بلوغ سازمان

BMI  اندازه گیری بلوغ سازمان شماست و بنابراین می تواند برای اندازه گیری پیشرفت شما هنگام اجرای استراتژی کسب و کار مورد استفاده قرار گیرد. با تدوین استراتژی کسب و کار می تواند به شما در حفظ تعادل در سازمان کمک کند. همچنین می تواند برای سنجش بلوغ سازمان در مقابل رقابت ، شرکای استراتژیک و حتی مشتریان شما استفاده شود.

 

نتیجه گیری و آنچه شما باید بدانید این است:

شما باید با سازمان های شریک شوید که از نظر بلوغ سازمانی مشابه یا کمی بالاتر از شما هستند و باید مشتریانی بپذیرید که حداقل به اندازه شما یا کمی بیشتراز نظر سازمانی بالغ باشند. با انجام این کار سازمان شما همیشه به سمت بلوغ بیشتر و بهبود بلوغ فرایندهای کسب و کارتان حرکت خواهد نمود.

 

 

Related:

 

دستاوردهای اجرای پروژه های مدیریت فرایندهای کسب و کار BPM در سازمان های ایرانی

دستاوردهای اجرای پروژه های مدیریت فرایندهای کسب و کار BPM در سازمان های ایرانی

دستاوردهای اجرای پروژه های مدیریت فرایندهای کسب و کار BPM در سازمان های ایرانیمدیریت فرایندهای کسب و کار یا  BPM ترکیبی از عملکردها با محوریت ایجاد ارزش سازمانی از طریق بهبود فرآیند است که می تواند زمینه ساز تعریف پروژه های احصاء و تعریف فرآیندهای نامشخص ، جستجوی مداوم زمینه های بهبود و همچنین ایجاد تغییرات فرایندها در سازمان باشد. با هر رویکردی که این پروژه ها شروع شود، مطمئناً مزایای زیادی به همراه خواهد داشت.

در این مقاله سعی شده است یک سری از دستاوردهای اولیه اجرای پروژه های مدیریت فرایندهای کسب و کار در سازمان های ایرانی ارائه گردد و می تواند به عنوان یک الگو برای تعریف اهداف اولیه سازمان ها استفاده شود.

دستاوردهای اجرای پروژه های مدیریت فرایندهای کسب و کار

۱-ایجاد نگاه فرایندی در سازمان

یکی از مشکلات سازمان های ایرانی این است که نگاه فرایندی به اجرای کارها وجود ندارد و بیشتر کارهای سازمان را به صورت وظیفه محور و یا حداکثر MIS می بینند و بر این اساس نیز تصمیم گیری های مختلف اعم از اجرا ، استخدام نیرو های متخصص و … انجام می شود که می تواند هم هزینه های زیادی را به سازمان تحمیل کرده و همچنین توسعه پذیری سازمان را تحت تاثیر قرار دهد.  پیش زمینه اجرای پروژه مدیریت فرایندهای کسب و کار نگرش فرایندی به کارهای سازمان و تدوین زنجیره ارزش سازمان و فرایندهای اصلی و پشتیبان در سازمان می باشد.

۲-بالا رفتن سطح بلوغ سازمان از طریق آموزش کارکنان

در یک سازمان نیروهای مختلف از دید سابقه کار و نگرش وجود دارد ولی نیروهای غالب در سازمان های ایرانی، نیروهایی با نگرش سنتی و غیر سیستمی می باشند که این وضعیت در نیرو های تازه وارد هم اثرگذار بوده و نتیجتا کل سازمان به صورت سنتی و با دیدهای محدود و غیر سیستمی باقی می ماند. یکی از کارهای ابتدایی در اجرای پروژه های مدیریت فرایند های کسب و کار، آموزش نیروها می باشد که نگرش سیستمی و فرایندی به آنها القاء می شود.

۳-مدون کردن فرایندهای موجود در سازمان

پیش نیاز راه اندازی سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار، احصاء و شناسایی فرایندهای موجود می باشد. در اکثر سازمان ها بنا به مصالح سازمان و رشد قارچ گونه ای که سازمان ها دارند، فرایند ها به صورت سلیقه ای و بودن هیچ نظارت و مستند سازی تغییر می کنند و صرفا در حافظه کارکنان می باشد. با اجرا پروژه BPM می تواند تمامی فرایندها شناسایی و مستند شوند و این یکی از مهمترین دستاوردهای پروژه BPM سازمان شما می باشد.

۴-شفافیت و جلوگیری از فساد

وقتی فرایندهای یک سازمان در یک سیستم پیاده سازی شده و تمامی قوانین و مقررات سازمان در آن فرایندها به صورت مدون پیاده سازی و به صورت سیستمی اجرا شده باشد، دخالت نیروی انسانی و تبعات ناشی از آن کاهش پیدا می کند و شفافیت کارهای سازمان و همچنین کاهش فساد اداری را به دنبال خواهد داشت.

۵-ورود استاندارد ها در تدوین و بروز رسانی فرایندها

یکی از مهمترین تفاوت سازمان های ایرانی با سازمان های جوامع پیشرفته در این است که در جوامع پیشرفته در بدو تاسیس یک سازمان، مینیمم انتظارات یک سازمان، از استاندارد های مربوطه شروع می شود و بر پایه استاندارد، سازمان برپا شده و به تدریج بهینه می شود. در سازمان های ایرانی ابتدا سازمان بر مبنای سلیقه افراد ذی نفوذ شکل گرفته و بعد از مدتی که مشکلات ناشی از رشد قارچ گونه سازمان بروز کرد، در صدد استاندارد سازی سازمان بر می آیند که هزینه و زمان زیادی را دربر می گیرد . یا به عبارت دیگر نهایت آرزو و آمال سازمان، به استاندارد ختم می شود.

در یک پروژه مدیریت فرایندهای کسب و کار BPM بعد از اینکه در یک مرحله فرایندها شناسایی شد، در گام بعدی که بروزرسانی و بهینه کردن فرایندها می باشد، می توان از استاندارد های مربوطه به هر کسب و کار استفاده کرده و فرایندها را استاندارد نمود و این امر در حین اجرای پروژه بسیار کم هزینه تر و کوتاهتر از زمان بعد از استقرار می باشد.

۶-تجمیع داده های سازمان و پالایش آنها

یکی از مهمترین مشکلات سازمان های ایرانی، نبود داده های مناسب و یا پراکندگی داده ها در بخش های مختلف سازمان می باشد و مهمتر از همه اینکه داده های مزبور بعضا با هم اشتراک داشته و با همدیگر یکی نیستند و این موضوع باعث ایجاد اختلال در گزارش های سازمان شده و نتیجتا باعث تصمیمات اشتباه در سازمان نیز می شوند.

در اجرای پروژه های مدیریت فرایند های کسب و کار، یکی از پیش نیازهای اجرای فرایندها، گردآوری و داشتن داده های مناسب و معتبر می باشد که این موضوع نهایتا منجر به تجمیع داده ها و همچنین پالایش آنها در صورت نیاز می شود.

کنترل فرایندها با استفاده از شاخصهای مربوط به هر فرایند

۷-کنترل فرایندها و سنجش آنها

یکی از مهمترین اهدافی که از اجرای یک پروژه مدیریت فرایند های کسب و کار دنبال می شود، کنترل فرایندها با استفاده از شاخصهای مربوط به هر فرایند می باشد. منظور از کنترل فرایند این است که مطمئن شویم یک فرایند در زمان مناسب و با داده های مناسب شروع و به اتمام می رسد و در صورت تخطی از اهداف کسب و کار بتوان فرایند را بهینه کرد به نحوی که در راستای اهداف کسب و کار سازمان قرار گیرد. در این راستا شاخصهایی برای هر فرایند تعریف شده  و بر اساس این شاخصها فرایند و نهایتا کسب و کار پایش می شود.

۸-خودکاری سازی فرایند ها و جلوگیری از اشتباهات ناشی از تصمیم گیری انسانی

در یک سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار نرم افزاری، الزاما تمامی فرایندهای سازمان باید در سیستم به صورت اتوماتیک اجرا گردند و اجرای اتوماتیک فرایندها در گرو پیاده سازی تمامی قوانین کسب و کار و پیش بینی تمامی حالت های مختلف می باشد. بدین ترتیب دخالت نیروی انسانی و اشتباهات ناشی از آن کاهش پیدا می کند.

۹-کاهش هزینه های عملیاتی

با اجرای پروژه مدیریت فرایند های کسب و کار، فرایندها به صورت بهینه پیاده سازی شده و باعث جلوگیری از دوباره کاری های مختلف در سازمان شده و همچنین به دلیل خودکار سازی فرایندها بسیاری از عملیات نیروی انسانی کاهش پیدا کرده و باعث کاهش هزینه های عملیاتی سازمان می شود.

کاتالوگ سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار BPM

روژه های مدیریت فرایندهای کسب و کار BPM در سازمان های ایرانی

نتیجه گیری: دستاوردهای اولیه اجرای پروژه های مدیریت فرایندهای کسب و کار در سازمان ها می تواند به عنوان یک الگو برای تعریف اهداف اولیه سایر سازمان ها استفاده شود.

اجرای پروژه مدیریت فرایندهای کسب و کار در سازمان نتایج و دستاوردهای زیادی را به دنبال دارد که فلسفه وجودی مدیریت فرایندهای کسب و کار می باشد و مقالات و مباحث زیادی در این خصوص ارائه شده است با توجه به شرایط خاص سازمان های ایرانی و همچنین اهداف خاص از اجرای پروژه های مدیریت فرایندهای کسب و کار، دستاوردهای متفاوتی از موارد استاندارد نیز حاصل می شود. ذکر این نکته هم ضروری است که اجرای چنین پروژه هایی در سازمان های ایرانی نیازمند مقدمات خاص خود نیز است.